KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KULLANIMINA YÖNELİK AYDINLATMA METNİ

Tractebel Hidro Dizayn olarak kişisel verilerinizin güvenliğine önem vermekteyiz. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan sonra KVKK olarak anılacaktır) uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesi ve üçüncü kişilere aktarımı süreçlerinde en iyi şekilde muhafaza edilmeleri; böylece yasalara aykırı erişim ve veri işleme girişimlerinin önlenmesi için gerekli tedbirleri almaktayız.

KVKK’nın 10’uncu Maddesinden doğan aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla, aşağıdaki açıklamaları; İşverenlerimizin, Tedarikçilerimizin, İş Ortaklarımızın ve İnternet (web) Sitemizi kullanan 3. kişilerin dikkatine sunarız. Tractebel Hidro Dizayn olarak, kişisel verilerinizin korunması hakkındaki işbu “Aydınlatma Metni” ni, yürürlükteki mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde güncelleme hakkını saklı tutarız.

Tractebel Hidro Dizayn, KVKK’da tanımlandığı şekli ile “Veri Sorumlusu” konumundadır.

I.Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği:

KVKK uyarınca kişisel verileriniz, “Veri Sorumlusu” olan firmamız tarafından hem günlük rutin faaliyetlerimizi yürütebilmek hem de kalitemizi yükseltip, geliştirebilmek amacıyla işlenmektedir. Özel firmalar ile resmi kurum ve kuruluşlar tarafından açılan ihalelere iştirak edebilmek için gereken dokümanların tamamlanması, personel alımı ve özlük dosyalarının oluşturulması ve yasal yükümlülüklerimiz gereği, personele ve kurumlara ya da icra dosyalarına yapılması gereken ödemelerle birlikte, şirketimizce verilen mühendislik ve müşavirlik hizmetlerine ait mevzuat ve sözleşmeler gereği bilgi saklama ve ilgili mercilere raporlama ya da bilgilendirme yükümlülüklerimiz vardır. Bu kapsamda, aşağıda belirtilen hallerde verileriniz işlenmektedir:

• İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve diğer güncel mevzuat gereği HİDRO DİZAYN, Ortaklıkları, Hissedarları ve Grup Şirketleri (birlikte bundan sonra ŞİRKET olarak anılacaktır); İşverenlerinin, Ortaklıklarının, Hissedarlarının, bağlı olduğu gruba ait firmaların, personelinin ve iş başvurusunda bulunmuş olan adayların verilerini kayıt altına almak, gerekli durumlarda ilgililerine raporlamak ve yasalarla belirlenmiş olan süreler boyunca saklamakla yükümlüdür.
• ŞİRKET, varlığını idame ettirebilmek için gerek özel firmalar gerekse resmi kurum ve kuruluşlarca, yurt içi ve yurt dışında açılan ihalelere iştirak etmekte, ihale şartnamelerinde istenen dokümanları tamamlayabilmek için personelinin, İşverenlerinin, Ortaklıklarının, Hissedarlarının, bağlı olduğu grubun ve grup firmalarının ve farklı kanallardan ŞİRKET’e iş başvurusunda bulunmuş adayların verilerini, ihale kapsamında ilgili taraflarla paylaşmaktadır.
• ŞİRKET, İş Kanunu ve personel iş sözleşmeleri uyarınca; işe giriş, bordrolama ve çıkış işlemlerinin yapılması, özlük dosyalarının oluşturulması, izin hakları ve kullanımların takibi, personele verilmesi gereken yasal hak ve ilave ücretlerin ya da kesintilerin hesaplanması gibi yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmek amacıyla personele ait kişisel verileri işlemektedir. Bu veriler, personele yapılması gereken ödemelerle ilgili olarak bankalarla ve yasal dayanağa sahip talepler olması halinde mahkeme ya da kolluk kuvvetleri gibi kurumlarla da paylaşılmaktadır.
• ŞİRKET, bilgilendirme amaçlı duyuruların yanı sıra, ŞİRKET’in kural ve prensipleriyle ilgili tebligatlar da yapmaktadır. ŞİRKET’e verilen iletişim bilgileri, bu amaçla da kullanılmaktadır.
• ŞİRKET ve ŞİRKET’in sorumlu olduğu fiziki sınırları içerisindeki tüm insanların güvenliği için kartlı (turnikeli) giriş sistemi ve güvenlik kameraları kullanılmakta, personel harici giriş-çıkış yapan herkese kimlik karşılığı giriş kartı verilerek, kimlik bilgileri kaydedilmektedir. Güvenlik kameraları, ŞİRKET’in hem iç hem de dış mekânlarında 7/24 kayıt yapmakta ve yasal yükümlülüklerimiz gereği, kolluk kuvvetleriyle paylaşılabilmektedir.
• ŞİRKET, işlerin mümkün olan en iyi şekilde yapılması amacıyla fotokopi makinası, bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, telefon ve faks gibi çeşitli cihazlarını ve bu cihazların telefon ve internet erişimlerini, ŞİRKET’in sorumlu olduğu fiziki sınırları içerisindeki tüm insanların kullanımına sunmuştur. Bu kullanım ve erişim hakları, kişilerin konum, unvan, yetki ve sorumluluklarına göre farklı seviyelerde sınırlandırılmıştır. Söz konusu cihazlar ile telefon, faks ve internet erişimlerinin yasa dışı ya da etik olmayan amaçlar doğrultusunda kullanımına karşı caydırıcı bir tedbir olarak, internet üzerinden yapılan her türlü işlemde filtreleme ve sınırlamaların yanı sıra “log” olarak tabir edilen kayıtlar da tutulmaktadır. Bu kayıtların, iş harici kullanımlar sebebiyle kişisel veriler içermesi, ŞİRKET’i hiçbir şekilde sorumluluk altına sokmayacağı gibi ŞİRKET, yasal haklarını ve meşru menfaatlerini korumak amacıyla söz konusu kayıtları hukukçular, kolluk kuvvetleri ve yargı organlarıyla paylaşma hakkını saklı tutar.
• Personel, İşveren, Ortaklık, Hissedar, bağlı olunan Grup ve grup firmaları ile farklı kanallardan ŞİRKET’e iş başvurusunda bulunmuş adayların verileri, ŞİRKET’in sürdürmekte olduğu mühendislik ve müşavirlik hizmetlerini düzenleyen mevzuat ve sözleşmeler gereği kaydedilmekte, ilgili mercilere raporlanmakta ve ilgili taraflarla paylaşılmaktadır. ŞİRKET, söz konusu kayıtları yasalarla belirlenmiş olan süreler boyunca saklamakla yükümlüdür.
• Şirketin idaresi, işlerin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması ve bağlı olduğumuz veya ortaklaşa çalıştığımız şirketler ile ilişkilerin yürütülmesi kapsamında, işlenen verilerden faydalanılmaktadır. Bu bağlamda, verilerden gerekli olanları seçilerek; eğitim ve fuar/seminer organizasyonları, toplantı, seyahat (ulaşım, araç tedariki, havaalanı transferi, konaklama, otopark kaydı, vb.), ŞİRKET tanıtımı ve kartvizit basımı gibi işler için ilgili tedarikçiler, çözüm ortakları ve İşverenlerimizle yurt içinde ve dışında paylaşılmakta; toplu kargo ya da e-posta gönderimlerine izin verilmektedir.
• Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, KVKK, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılmaktadır. Örnek olarak, işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile personelin kişisel verileri Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmak zorundadır.
• ŞİRKET’in gerek Yönetimine gerekse Ortaklıklarına, Hissedarlarına ve bağlı bulunduğu Grup firmalarına vermekle yükümlü olduğu rutin/periyodik raporların yanı sıra, bazı spesifik konularda detaylı araştırma ve çalışmalar da hazırlanmakta ve bu kapsamda kişisel veriler ilgili taraflarla paylaşılmaktadır. Benzer durum, ŞİRKET’in mevcut ya da olası işverenlerine vermekle yükümlü olduğu rapor ve analizler için de geçerlidir.
• ŞİRKET, sürekli gelişim ve iyileştirme hedefleri doğrultusunda tanıtım, seminer ve konferanslara katılmakta, eğitim faaliyetleri planlamaktadır. Personelin halihazırda sahip olduğu eğitim seviyesi, sertifikaları, üye olduğu kuruluşlar ve fuar-kongre katılımları, yenilerinin planlanması kapsamında değerlendirilmektedir. Personelin, ŞİRKET’i temsilen fuar/seminer/kongre, vb. etkinliklerde yer alması halinde, söz konusu faaliyetlere katılım işlemleri ile etkinlik öncesinde ve sonrasında ŞİRKET tarafından yapılan duyuru ve reklamlar için kişisel veriler ilgili taraflarla paylaşılmaktadır. Personel tarafından hazırlanan teknik makaleler ile tasarım, rapor ve değerlendirmeler, bu gibi etkinliklerde sunulmakta, ŞİRKET içerisinde de paylaşılmaktadır.
• Kişisel sağlık verileriniz, acil tıbbi yardım ihtiyacı durumunda ŞİRKET’in ilkyardım ekibinin yanı sıra, gerekmesi halinde müdahalede bulunan sağlık kurum ve kuruluşlarının ilgili personelleri ile de paylaşılacaktır.
• ŞİRKET, KariyerNet gibi insan kaynakları uygulamalarının yanı sıra kendi bünyesinde geliştirdiği web tabanlı yazılımlar vasıtasıyla, gerek doğrudan internet sayfasındaki “KARİYER” modülüne, gerekse rutin işler için kullanılan e-posta hesaplarına gelen iş başvurularını ilgili veri tabanlarında saklamakta ve personel ihtiyacı olması halinde öncelikle bu veri tabanlarından faydalanmaktadır. Başvuru sahipleri ile yapılan yazışma ve görüşmeler ile birlikte görüşmeyi yapan ŞİRKET yetkilileri tarafından alınan notlar ve yapılan yorumlar da söz konusu veri tabanlarında kayıt altına alınmaktadır.
• ŞİRKET, kampanya, pazarlama, tanıtım, reklam, promosyon, hediye, indirim gibi Personel lehine sağlanacak faydalar ve sair katma değerli hizmetler olması halinde, yurt içi veya yurt dışı sözleşme ilişkisi ile çalışılan üçüncü kişilerle veri paylaşımında bulunmaktadır.
• İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işyeri hekimi ve/veya dönemsel (proje bazlı, vb.) sözleşme yapılan OSGB firmalarından alınan İş Sağlığı ve Güvenliği ile İşyeri Hekimliği hizmetleri kapsamında, ilgili personel verileri paylaşılmaktadır.
• Kişisel veriler, İŞVEREN tarafından kurulan sunucu (server), bulut (cloud), vb. ortak bilişim sistemlerinde, bu ortamlarda yer alan veri tabanlarında, bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin standartlar ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklanmaktadır.

II.Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:

ŞİRKET tarafından saklanmakta olan kişisel verileriniz, şirketimiz faaliyetleri kapsamında ve ilgili mevzuata uygun olarak yurtiçi ve yurtdışı ortaklıklarımıza, hissedarlarımıza, tedarikçilere, müşterilere, resmi ya da özel kurum veya kuruluşlara veya sair üçüncü kişilere ve yasal olarak kişisel verileri talep etme hakkına sahip kamu kurum ve kuruluşlarına, yukarda açıklanan şartlarla aktarılabilmektedir.

III.Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi:

ŞİRKET olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, ihalelere girebilmek, işveren ve personel adaylarıyla iletişim kurabilmek, sözleşme yapabilmek ve işleri yürütebilmek için ve kanunlarda öngörülen nedenlerle; ŞİRKET’in meşru menfaatleri gereği, sözleşme öncesi ve sözleşme süreçlerinin yanı sıra sözleşmenin ifası süresince çok sayıda bilgi, belge, rapor, proje, doküman, vb. veriler, ŞİRKET tarafından toplanmaktadır.

Personel tedariki için verilen gazete ve internet ilanları, ŞİRKET bünyesinde kullanılmakta olan web tabanlı insan kaynakları platformu veya Kariyer.Net gibi diğer istihdam sağlama firmaları aracılığıyla bedelleri karşılığında bugüne kadar elde edilmiş olan veya adayların kendi inisiyatifleri ile yapmış oldukları iş başvurusu ve iş görüşmeleri süreçlerinde ŞİRKET ile paylaştığı özgeçmiş ve diğer ilgili dokümanlarda yer alan kişisel veriler, fiziksel ve/veya elektronik ortamda birden fazla kişinin kullanımına açık olan ŞİRKET bilgisayar programlarına, uygulamalarına, sunucularına veya internet ortamındaki profesyonel ve sosyal ağlarda üçüncü kişilerin erişimine açık olarak aday ve kullanıcılar tarafından kaydedilen veriler, ŞİRKET’in meşru menfaatleri doğrultusunda toplanmaktadır.

ŞİRKET’in sorumlu olduğu fiziki sınırları içerisindeki tüm insanların güvenliği için giriş ve çıkış saatlerini kaydeden kartlı (turnikeli) giriş sistemi ve güvenlik kameraları kullanılmakta olup, söz konusu sistemlerin işletilmesi ile kişisel veriler toplanmış olmaktadır.

ŞİRKET’in hukuki yükümlülüklerinden birisi olarak, icra takibinde olan Personelin maaşından kesinti yapılıp, personel adına icra dosyasına aktarılması gerektiğinden, konu ile ilgili ŞİRKET’e ulaşan hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla da kişisel veriler toplanabilmektedir.

IV.Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları:

ŞİRKET’e yazılı başvuruda bulunarak, 6698 Sayılı Kanun’un 11. maddesi uyarınca;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini,
• Şayet işlenmişse, buna ilişkin bilgileri, işlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını,
• Söz konusu verilerin aktarıldığı yurt içindeki veya yurt dışındaki 3. kişilerin kim/kimler olduğunu,
• Kişisel verileriniz eksik ya da yanlış̧ işlenmişse bunların düzeltilmesini,
• Kişisel verilerinizin Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini ya da anonim hale getirilmesini ve bu kapsamda ŞİRKET tarafından yapılan işlemlerin, bilgilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini,
• Kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması halinde buna itiraz etme ve kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

V.Kişisel Veri Sahibinin Başvurusu

Kişisel veri sahipleri Kanun’un 11. maddesinde sayılan ve yukarıda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini https://www.hidrodizayn.com adresinde bulunan “Kişisel Veri Bilgisi Başvuru Formu”nu eksiksiz doldurarak tarafımıza iletebileceklerdir. Şirketimize iletilen usulüne uygun talepler en geç otuz gün içinde sonuçlandırılacaktır. Söz konusu taleplerin sonuçlandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından başvuru sahibinden Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret istenebilecektir.

VI.İletişim Bilgileri

Tractebel Hidro Dizayn Mühendislik A.Ş.

+90 312 473 41 00 info@hidrodizayn.com www.hidrodizayn.com

Ehlibeyt Mahallesi Ceyhun Atuf Kansu Caddesi No.91 06520 Balgat, Çankaya, Ankara Türkiye

Kişisel Veri Bilgisi Başvuru Formu